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仕事の備忘録

IT系技術とか、カスタマーサービスとか

Power BIのWeb画面(Power BIサービス)にExcelデータを自動更新させるようにした

会社でやったことを忘れないように記載。

金曜日の夕方上司から「Web画面に毎日の問い合わせ件数を表示したいとXXさんが言ってる」と依頼された。期限はできる限り早く。

「Power BIで今日中にさくっとできるよね」という上司からの一言つき。悔しいので上司の挑戦状受けて立ってみた。2時間一本勝負である。

powerbi.microsoft.com

ヒアリングした要件は以下の通り

  1. グラフを余っているMacを使って表示させてスクラム用の大きなモニターに常時表示する。ただし一般公開は禁止。
  2. 問い合わせ件数データはExcelで管理。パートさんが毎日交代で入力する。彼女たちはPower BIは使えない。
  3. 入力は1日1回朝のみ。表示の更新は自動的に行うこと。
  4. 入力データをグラフ化。サンプルはPower BI Desktopで上司が作成済み。

簡単じゃないじゃん。一つづつ確認する。

1.のMac利用でまずつまずく。MacOSはPower BIのデスクトップ版がない。モバイル版だとiOSありますが。Desktop版が使えるなら共有フォルダにExcel配置して、そのまま画面表示すればいいだけ。残念ながらこの方法は使えず、必然的にWebブラウザで閲覧する形式で検討となった。

powerbi.microsoft.com

2.であるが、問い合わせ対応専門のパートさんたちなので手間はかけさせたくない。Excelに入力するだけにしたい。でもexcelの置き場が問題。社内ファイルサーバとPower BIのWebサイト接続(Power BIサービスと呼ばれる)には「Power BI Gateway」サーバが必要である。別でサーバを立てることは、XXさんが管理できないので無理。

Power BI Gateway | Microsoft Power BI

3.の通り1日1回でいいから自動更新できる機能が必要なので、改めてドキュメントでデータ更新の設定できる方法を確認。まさにやりたいことのタイトルを発見。なるほどPower BI サービス上で作成の上、OneDriveにExcelを配置して参照すればいいのか。更新はブラウザ上のExcel Onlineで行う。これならパートさん達できる。

OneDrive または SharePoint Online の Excel ブックから作成されたデータセットを更新する | Microsoft Power BI

OneDriveのアカウントはPower BIと別のアカウントでもOK。これより会社支給のMSDNアカウントで作成したOneDriveがあるのでそれを使うことにした。 ExcelファイルはOneDriveにおいて共有すればみんなで書き込み可能。上司に念のため説明したところ「この形なら一般公開はしないからOK」と許可を取りました。

4.Desktop版を見るにしても、Web画面をみるためにもPower BIのアカウントが必要。部署でIISログ集計ように作っている共有アカウントをWeb画面表示に利用することにした。どちらもダッシュボード画面でみんなに共有可能。3.のOneDriveアカウントとは別となる。

ここまでの設計で1時間。

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ここからはサンプルのPowr BI Desktop版をPower BI サービス版で作成しなおしを実施。Excelのデータ部分をテーブル形式に書き換えOneDriveに配置した。OneDriveに置くExcelファイルはDesktop版と異なり、利用データ部分がテーブル形式でないと参照ができないので注意。Online上では変換ができなかったのでローカルで作業すること。

こうして、作り直したPower BIサービスでのレポートは、更新は自動的に1時間に設定された。

このやり方だと、OneDriveもPower BIも無料の範囲で可能。無料同士の組織アカウントをつくれば組織内での特定メンバーだけでサイト共有も可能である。

目標通り2時間で帰れたが、思うにこれはMicrosoftの懐の広さによるところが大きい。レドモンドがわからないので品川方面に頭を下げつつ帰宅。

ちなみに上記2.でのPower BI GatewayであるがPersonal版もある。これはPower BI Pro版のみでの提供。今回は無料範囲内での対応だったので対象外とした。

Power BI Gateway - Personal | Microsoft Power BI